Günümüzde çalışma ilişkileri, ilerleyen teknolojiye entegre olmaya devam etmektedir. İnsan Kaynakları kapsamında özlük dosyalarının veya bordrolama süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesi daha önce hiç olmadığı kadar iş dünyasının gündemindedir.

4857 sayılı Kanun'un 75. maddesinde "İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür." hükmü yer almaktadır.

Dolayısıyla işveren çalıştığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek ve saklamak zorundadır. Ek olarak, ilgili belgelerin işyeri kuralları, çalışma koşulu niteliğinde olup, ıslak imzalı veya çalışan tarafından özel olarak onaylanmış hallerinin muhafaza edilmesi kanıt yükümlülüğü adına gerekliliktir.

Özlük dosyasında bazı belgeler işe başlanırken verilmesi gerektiği gibi bazı belgeler ise işçinin işyerinde çalıştığı süre boyunca oluşturulan belgelerdir.

Özlük dosyalarında olması gereken belgelerin, aynı zamanda dijital süreçlerle de yürütülebilmesi mümkündür. İşçilerin özlük dosyalarında saklanması gereken önemli belgelerin başında bordroları yer almaktadır. Nitekim aylık olarak işçiler adına düzenlenen bordroların çalışanlara fiziki olarak dağıtılması, ıslak imzalarının alınması ve fiziki olarak özlük dosyalarında saklanması hem zaman hem de kâğıt kullanımı açısından bir yük oluşturmaktadır.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre zaman damgası, bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı, ifade eder.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda öngörülen e-imza, dijital imza ve zaman damgasına ilişkin gerekli alt yapının kullanılması ve işlemlerin anılan kanuna gerçekleştirilmesi halinde bu işlemlerin mevzuata uygun olacağı ve işveren yükümlülüğünün yerine getirilmiş olacağı kabul edilmektedir.

Bu kapsamda, bordro imzalama, yıllık izin talepleri ve onayları gibi süreçlerin dijital olarak yönetilmesi mümkün hale gelmektedir. Süreçlerin dijitalleştirilmesinden önce çalışanlardan yazılı olarak onay alınması gerekir. Nitekim bu değişiklik çalışanlar açısından esaslı bir değişikliktir.

Dijital belgelendirme süreçlerinin de bir sistem dâhilinde olması halinde uygulamada ispat vesikası olarak kabul edilmektedir. Esasen ispat açısından ya e-imza ya da ıslak imza halen en geçerli iki yöntemdir.

İşverenler tarafından her ne kadar özlük belgelerinin dijital ortama aktarılması mümkün olsa dahi, muhtemel denetimler ve uyuşmazlıklarda denetim elemanları tarafından ilgili belgelerin asıllarının istenmesi gündeme gelebilir.

Bu noktada önemli olan çalışanların sadece kendi girebileceği bir sistem üzerinden talep oluşturması, gelen taleplerin, kullanılan izinlerin şüpheye mahal vermeyecek şekilde log kayıtları vs. ile kanıtlanabilir olmasıdır.

İlgili dijital sistem için en sağlıklı yöntemler, elektronik imza ve TÜBİTAK zaman damgasıdır. Bu yöntemlerin kullanılması halinde bordrolama süreçlerinin elektronik ortamda yapılması, işçilerin bordrolarını elektronik ortamda görmesi ve imzalaması mümkündür.

Mevzuata uygun sistemlerin kurulmasının ve işçilerden esaslı değişiklik onayının alınmasının ardından işverenler bordro süreçlerini, yıllık izin talebi ve onay süreçlerini ve diğer özlük dosyasında olması gereken belgeleri dijital ortamda saklayabilecek ve yönetebilecektir.